Fonds de notaires

Archives départementales de la Haute-Loire. Reconditionnement et reclassement des registres de notaires (3 E).

Reconditionnement d'un fonds

  • Depuis la fin d'année 2019 un énorme chantier a démarré aux Archives départementales de la Haute-Loire : le reconditionnement des registres et répertoires de notaires. La tâche est pharaonique et durera plusieurs années, le magasin d'archives visible sur la photo d'illustration en témoigne, il ne contient que des registres de notaires et on en trouve également dans d'autres magasins ! Au total la sous-série des fonds de notaires, cotée 3 E, représente un volume de plus de 1600 mètres linéaires.
  • Pascal et Sylvain sont les artisans de ce projet. L'on pourrait penser que l'opération ne consiste qu'à remplacer les contenants d'origine, bien souvent néfastes pour les documents sur le long terme (les chemises formées de papier kraft très acide attaquent le papier et les boîtes en cartonnette et en bois contenant des parties en métal, ou les boîtes intégralement métalliques, corrodent elles aussi le papier), par des boîtes longue conservation en carton neutre. Cependant le duo veille au grain car le reconditionnement révèle de nombreuses surprises, bonnes et moins bonnes. Pascal et Sylvain vérifient systématiquement le contenu de chaque cote d'archives (registre ou liasse) et parmi les désagréables découvertes, on peut citer des dates extrêmes erronées, des descriptions incomplètes, des lacunes non répertoriées, etc. Le travail de reconditionnement ne se limite donc pas au simple remplacement des contenants mais implique le reclassement et sa conséquence directe, la mise à jour de l'inventaire des fonds de notaires.
  • Les Archives départementales prévoient d'entamer parallèlement la numérisation des documents reconditionnés. Ce projet s'étalera lui aussi sur de longues années. Les plus anciens registres notariés seront traités prioritairement afin, à la fois de les préserver des détériorations causées par la consultation en salle de lecture (les diverses manipulations fragilisent inévitablement les documents anciens même si l'on se montre précautionneux), et de faciliter leur communication pour tous via le site internet des Archives. À partir de l'année prochaine vraisemblablement, les minutes notariales, documents très prisés des généalogistes qui y trouvent une mine d'informations sur leurs aïeux, seront progressivement rendus accessible à distance.