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Confier vos archives

 

Archives publiques

Archives départementales de la Haute-Loire. Registres matricules.

Tout fonctionnaire est responsable des documents qu’il produit ou reçoit mais il n’en n’est pas propriétaire. Il est tenu de les remettre aux Archives départementales.

Remettre vos archives

Que remettre ?

Un dossier doit être conservé par le service dans ses locaux jusqu’au terme de sa durée d’utilité administrative (D.U.A.). Ce délai est la période au cours de laquelle les documents sont nécessaires à son activité. Il est exprimé en années et fondé sur des critères juridiques (ex. : délais de prescription) ou administratifs.

Il existe pour de nombreux services et administrations des tableaux de gestion récapitulant les délais de conservation et la destination finale donnée à leurs archives. Ces documents sont le fruit d’une collaboration entre l’administration des archives (Service interministériel des Archives de France, Archives départementales) et les administrations (Ministère de tutelle, services administratifs). Tout service peut obtenir une copie d’un tableau de gestion le concernant en prenant contact avec les Archives départementales.

Au terme de la durée d’utilité administrative, les archives devant être conservées indéfiniment devront être remises aux Archives départementales. Les autres seront éliminées.

A quel moment ?

L’initiative vous revient, n’attendez pas d’être sollicité. Il est recommandé d’effectuer des versements réguliers afin de ne pas avoir à traiter une masse importante de documents. La préparation de cette remise de documents incombe au service versant sous le contrôle et avec l’assistance des Archives départementales.

Comment procéder ?

Plusieurs opérations vont se succéder de la manière suivante :

  • la mise en ordre de vos archives : c’est à dire regrouper thématiquement les dossiers selon les compétences du service et vérifier le contenu des chemises ou des cartons ;
  • conditionner les documents : c’est à dire mettre les documents en boîtes d’archives (maximum 15 cm de large) et les numéroter de 1 au dernier, et de même s’il s’agit de plans ou de registres ;
  • rédiger un bordereau de versement faisant état des documents remis aux Archives départementales : ce document sera transmis dans un premier temps par messagerie aux Archives départementales qui demanderont des précisions si nécessaire et donneront leur accord pour le transfert matériel des archives. Lors du déménagement, le service remettra trois exemplaires papier signés par un responsable. Un exemplaire lui sera remis accompagné d’un numéro d’entrée aux Archives départementales. Il permettra ultérieurement aux agents du service de demander la communication d’un document remis aux Archives.

Dans le cas d’archives électroniques, les Archives départementales vous indiqueront le format et le support dans lequel les documents devront être versés.

Téléchargez le bordereau de versement


Éliminer vos archives

Quoi éliminer et à quel moment ?

Au terme de la durée d’utilité administrative, les documents ne devant être versés aux Archives départementales seront éliminés en totalité. Ces documents sont ceux qui ne présentent pas d’intérêt historique ni utilité administrative. 
Les documents de transmissions, les brouillons, les doubles et la documentation peuvent être éliminés immédiatement. 

Comment procéder ? 

Avant toute élimination physique de documents, le service doit obtenir l’autorisation de destruction de la part des Archives départementales. Cette demande signée par un chef de service doit mentionner le type de document, les années extrêmes ainsi que le métrage approximatif représenté. Lorsque le visa est délivré par les Archives départementales, le service peut envisager la destruction de ces archives. 

L’élimination des archives conservées sur place est à la charge des services. Si la destruction ne peut être effectuée en interne, il est toujours possible de louer une benne auprès d’un prestataire qui assurera le transport et l’élimination de ces documents. Dans ce cas, le service lui demandera un certificat de destruction ou de délacération. 

Téléchargez le visa d'élimination


Le récolement des archives communales 

Le maire est responsable au civil et au pénal des archives communales. 

Lors de chaque renouvellement de municipalité, il doit établir en trois exemplaires un procès-verbal de prise en charge des archives accompagné d’un état sommaire appelé récolement. Les deux documents sont cosignés par le maire entrant et le maire sortant. Un exemplaire est remis au maire sortant, le deuxième est adressé aux Archives départementales et le troisième conservé en mairie. 

Cette procédure équivaut à un transfert de responsabilité en cas de pertes de documents d’archives.


Contacts

Pour obtenir des conseils en matière d’archives publiques, vous pouvez contacter les personnes suivantes au 04 71 02 81 19 :

 

Martin de Framond

Thierry Alloin

Pascal Pagès


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