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Confier vos archives

 

Archives privées

Archives départementales de la Haute-Loire. Papiers Antoine.

Conseils de conservation

Les archives privées, tout comme les archives publiques, peuvent avoir été réalisées sur divers supports. Afin de préserver leur intégrité, il est nécessaire de les conserver dans de bonnes conditions :

  • un conditionnement (boîtes d’archives, chemises, rouleaux…) solide et chimiquement stable assure une bonne protection des documents. Les pochettes transparentes en PVC sont à éviter et à remplacer par des chemises en polypropylène chimiquement neutre. Eviter de conserver les trombones, agrafes, épingles et autres élastiques. Dans le cas de documents de grands formats ou conservés pliés (ex : parchemins), il est préférable de les conserver à plat ;
  • un local de conservation sain ne comportant pas de risque d’inondation (éviter les caves et les greniers et les locaux traversés par la tuyauterie), isolé des grandes amplitudes thermiques (mini 16°, maxi 20°), bien ventilé (50 à 60% humidité dans l’air), peu éclairé. Avant de choisir un local, il faut s’assurer de la résistance des planchers (mini 1.000 kg/m2), choisir des étagères en métal plutôt qu’en bois afin de minimiser les risques de prolifération d’insectes et boucher tous les orifices existants pour interdire l’accès à de petits animaux. Enfin, il faut effectuer un dépoussiérage périodique afin de maintenir les documents propres ;
  • manipuler les documents avec précaution et utiliser des gants pour les parchemins et les documents photographiques ;
  • réaliser des supports de substitution (photographie, microfilmage, numérisation) qui serviront lors de communication ou en cas de perte ou de vol des originaux ;
  • restaurer les documents qui le nécessitent. Cette restauration devra être effectuée par des professionnels. Se renseigner auprès des Archives départementales ;
  • classer ses archives c’est les mettre en ordre et en faire la liste. Cette opération permet de connaître le contenu d’un fonds d’archives et de permettre sa communication.

Remettre vos archives

Même si la plupart du temps les archives privées sont conservées au domicile de leur propriétaire ou au siège de l’organisme, elles peuvent être confiées à une structure privée (institution, fondation…) ou publique (Musée, Archives nationales ou départementales…) afin qu’elles soient conservées dans des bonnes conditions et communiquées au public. Cette remise se fait de différentes manières :

  • le don : il se fait par acte notarié sous peine de nullité. Cependant la jurisprudence admet le don « manuel » (remise de documents) accompagné de deux écrits consistant d’une part en une lettre d’intention de don de la part du donateur et, d’autre part, en une lettre d’acceptation du don par le donataire. Le don est un transfert de propriété.
  • le legs : il apparaît obligatoirement dans un testament. Il est accepté par écrit par le légataire. Il implique le transfert de propriété.
  • la dation : un particulier peut s’acquitter en nature du paiement de certains impôts en cédant à l’Etat des biens de valeur historique importante. La dation implique le transfert de propriété.
  • le dépôt : un particulier peut déposer ses archives aux Archives départementales. Un contrat de dépôt, révocable à tout moment et pouvant être dénoncé par l’une ou l’autre des parties, fixe les droits et obligations du propriétaire et des Archives départementales. Le particulier reste propriétaire de ses archives.
  • le prêt : un particulier peut prêter ses archives aux Archives départementales. Un contrat de prêt, fixe les droits et obligations du propriétaire et des Archives départementales. Le particulier reste propriétaire de ses archives. Le prêt pour numérisation est par exemple une solution fréquemment choisie dans le cadre de la collecte des archives familiales de la Grande guerre.

Contacts

Pour obtenir des conseils en matière d’archives privées, vous pouvez contacter au 04 71 02 81 19 :

Martin de Framond


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