Remettre vos archives

Que remettre ?

  • Un dossier doit être conservé par le service dans ses locaux jusqu’au terme de sa durée d’utilité administrative (D.U.A.). Ce délai est la période au cours de laquelle les documents sont nécessaires à son activité. Il est exprimé en années et fondé sur des critères juridiques (ex. : délais de prescription) ou administratifs.
  • Il existe pour de nombreux services et administrations des tableaux de gestion récapitulant les délais de conservation et la destination finale donnée à leurs archives. Ces documents sont le fruit d’une collaboration entre l’administration des archives (Service interministériel des Archives de France, Archives départementales) et les administrations (Ministère de tutelle, services administratifs). Tout service peut obtenir une copie d’un tableau de gestion le concernant en prenant contact avec les Archives départementales.
  • Au terme de la durée d’utilité administrative, les archives devant être conservées indéfiniment devront être remises aux Archives départementales. Les autres seront éliminées.

A quel moment ?

  • L’initiative vous revient, n’attendez pas d’être sollicité. Il est recommandé d’effectuer des versements réguliers afin de ne pas avoir à traiter une masse importante de documents. La préparation de cette remise de documents incombe au service versant sous le contrôle et avec l’assistance des Archives départementales.

Comment procéder ?

Plusieurs opérations vont se succéder de la manière suivante :

  • la mise en ordre de vos archives : c’est à dire regrouper thématiquement les dossiers selon les compétences du service et vérifier le contenu des chemises ou des cartons ;
  • conditionner les documents : c’est à dire mettre les documents en boîtes d’archives (maximum 15 cm de large) et les numéroter de 1 au dernier, et de même s’il s’agit de plans ou de registres ;
  • rédiger un bordereau de versement faisant état des documents remis aux Archives départementales : ce document sera transmis dans un premier temps par messagerie aux Archives départementales qui demanderont des précisions si nécessaire et donneront leur accord pour le transfert matériel des archives. Lors du déménagement, le service remettra trois exemplaires papier signés par un responsable. Un exemplaire lui sera remis accompagné d’un numéro d’entrée aux Archives départementales. Il permettra ultérieurement aux agents du service de demander la communication d’un document remis aux Archives.

Dans le cas d’archives électroniques, les Archives départementales vous indiqueront le format et le support dans lequel les documents devront être versés.

Téléchargez le bordereau de versement