Rechercher dans les archives contemporaines

• De manière à faciliter leur consultation et leur recherche, un espace dédié aux fonds d’archives contemporains (série W, de 1940 à nos jours) est créé. Cette série continue rassemble l’ensemble des archives historiques de l’Etat, du Département, des établissements et entités publiques ou privées ayant une mission de service public. 
• Chaque remise d’archives aux Archives départementales est accompagnée d’un bordereau de versement listant précisément les documents pris en charge. Ces listes, une fois vérifiée à leur entrée et reprises dans le système d’information archivistique du service, sont mises en ligne et rattachée à l’état des fonds de la série.

Organisation de la présentation de l’état des fonds des versements

• L’organisation administrative, les noms des directions et des services ainsi que la répartition des compétences ont régulièrement évolué au cours de la période. De manière à orienter le lecteur, les fonds ont été organisés sous une forme thématique. Les archives de la préfecture, des sous-préfectures et du Département de la Haute-Loire (anciennement Conseil général) ont une entrée spécifique puis sont répartis par matière en fonction du sujet traité (ex. : assemblées ; finances ; sanitaire et social ; environnement, énergie, urbanisme, aménagement du territoire …). 
• L’accès et la recherche dans les archives des autres producteurs d’archives publiques s’effectuent d’abord sous forme « matière » (ex. : aménagement du territoire ; commerce, artisanat, industrie ; culture…) puis par service versant (ex. : Aménagement du territoire : direction départementale de l’agriculture ; direction départementale de l’équipement ; direction départementale des territoires…).
• Les filtres offrent des possibilités de recherche avancée et multiple soit à l’aide du champ « recherche libre » soit à l’aide des autres champs proposant des listes de termes (mot matière ; lieu, site ; personne ; organisme…) issus de l’indexation d’une partie des bordereaux de versement. Afin d’effectuer une requête la plus large possible il est conseillé d’utiliser les deux modes.
• J’attire l’attention du lecteur sur le fait que seuls les bordereaux de versement comportant des archives dont la durée d’utilité administrative, c’est-à-dire le temps de conservation réglementairement obligatoire des dossiers par les services, est terminée sont mis en ligne. Ceux constitués ou comportant des archives dont ce temps n’est pas échu ne sont consultables qu’en salle de lecture du service. Le rattachement des bordereaux de versement à cet état des fonds sera progressivement dans les semaines et mois à venir.