Versements 1925 W et 2049 W : état civil de 1903 à 1942
- Les registres d'état civil des communes du département de la Haute-Loire pour les périodes 1903-1912 et 1913-1942 ont été versés aux Archives départementales de la Haute-Loire en 2013 et 2017 par le Service de l'état civil du Tribunal de grande instance du Puy-en-Velay. Les versements cotés 1925 W (1903-1912) et 2049 W (1913-1932), comptent au total 1413 registres pour 71,25 mètres linéaires. Ils font suite au précédent versement contenant les registres de l'état civil de la Haute-Loire depuis les origines jusqu'en 1902 (sous-série 6 E).
- Conformément à la délibération CNIL n° 2012-113 du 12 avril 2012, les actes de naissance de moins de 100 ans susceptibles de contenir des mentions marginales ne sont pas accessibles sur internet. La Commission nationale de l'informatique et des libertés précise en effet que « les actes de naissance publiés sur internet 75 ans à compter de la clôture du registre ne peuvent l'être qu'après occultation de toutes les mentions marginales sur l'image numérique de l'acte original. Ces mentions ne sont rendues accessibles qu'à compter de l'expiration d'une durée de 100 ans après la clôture du registre des actes de naissance » (article 4.1). Or les actes versés par le Tribunal de grande instance du Puy-en-Velay sous les cotes 1925 W et 2049 W sont susceptibles de comporter des mentions marginales qu'il nous est techniquement impossible d'occulter numériquement, sauf à y travailler durant des années. Le délai de 100 ans est donc appliqué. Concernant les actes de mariages et de décès, il n’y a pas de contrainte puisque les délais de mise en ligne sont respectivement de 75 et 25 ans à compter de la clôture des registres sans occultation des mentions marginales.
- Le problème de la publication sur internet se pose cependant pour tous les registres comprenant des actes de naissances visés par la délibération et d’autres types d’actes. En conséquence et afin de mettre en ligne le maximum d'actes autorisés, les registres concernés ont été séquencés. Cela signifie que les registres contenant à la fois des actes de naissances de moins de 100 ans et des actes de mariages et décès ont été virtuellement découpés à chaque fois que cela était possible, c'est-à-dire quand les types d'actes se suivent de façon distincte. Certaines séquences de registres comprenant des pages d'actes totalement mélangées n’ont pu être mis en ligne et sont consultables en salle de lecture uniquement.
- Le découpage virtuel des registres a une conséquence positive, la recherche est grandement facilitée. En effet il est bien plus rapide de trouver un acte grâce au découpage par années et types d’actes qu’en feuilletant un registre volumineux comprenant tous les types d'actes de plusieurs années. En outre, pour tous les autres registres de la période 1903-1942 non concernés par le délai des 100 ans et qui n’ont donc pas été virtuellement découpés, les Archives départementales de la Haute-Loire ont introduit une seconde nouveauté qui là-encore facilite la recherche. Des signets permettent d'atteindre en un clic le premier acte de chaque type d'actes ainsi que la table annuelle et ce pour toutes les années que contient le registre. Ces signets sont accessibles dans la visionneuse sous forme de menu déroulant.