Le récolement des archives communales
Conformément aux articles L212-6 et L212-6-1 du Code du patrimoine, les collectivités territoriales et leurs groupements sont propriétaires et responsables de leurs archives.
À chaque changement de maire ou de municipalité, un récolement des archives doit être établi et annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, conformément aux articles 4 et 63 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926.
Par analogie avec les communes, le président sortant et le président nouvellement élu d’un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) doivent signer un procès-verbal de prise en charge des archives. Un modèle spécifique est disponible pour cette procédure.
Le procès-verbal de prise en charge et le récolement formalisent la passation de responsabilité entre le maire (ou le président) sortant et le nouveau maire (ou président). Ils certifient, de manière contradictoire, l’existence des archives à un instant donné.
Dans le cas où le maire (ou le président) sortant est réélu, un procès-verbal et un récolement doivent être établis dès lors que le conseil municipal (ou le conseil communautaire) a été modifié.
Deux possibilités sont ouvertes aux collectivités pour établir le récolement :
au format papier,
en utilisant un formulaire en ligne sur le site internet Démarches Simplifiées pour les communes et pour les EPCI.